La force Agile apprendre tu dois. Les secrets de Maitre Yodagile

Agilité

Cas concret :

Encore un projet qui dérape. Vous vous y attendiez mais ca vous fait quand même hurler. Six mois de retard et un budget qui a déjà doublé par rapport à ce qui était prévu. Sous un stress constant, vos équipes n’en peuvent plus. Et pourtant, vous avez consacré des mois à définir les besoins et à rédiger un cahier des charges détaillé. C’est à s’arracher les cheveux. Si seulement il y avait moins d’imprévus !

C’est ce jour-là  que vous rencontrez Maitre Yodagile, qui vous dit avec sagesse : “Difficult to see. Always in motion is the future…” Il vous encourage alors à adopter le mode « agile ».

Luke yoda

THEORIE

L’agilité : fantasme ou réalité ? « Many of the truths that we cling to depend on our point of view »

Le mode d’organisation et de gestion de projet « agile » vient de la galaxie du développement informatique. Pour déjouer la tyrannie de la gestion de projet traditionnelle (dite « en V »), lourde et peu flexible, une bande de rebelles décidèrent de rassembler leurs forces et de créer un mode d’organisation totalement nouveau fondé sur l’agilité, pour obtenir rapidement des résultats fonctionnels.

Pour cela ils brisèrent les codes classiques en favorisant, sous l’égide de Maitre Yodagile :

  • Les individus et leurs interactions plutôt que les processus et les outils.
  • Les logiciels opérationnels plutôt qu’une documentation exhaustive.
  • La collaboration avec les clients plutôt que la négociation contractuelle.
  • L’adaptation au changement plutôt que le suivi d’un plan préétabli.

C’est donc un mode de gestion de projet ouvert aux changements, intégrant un feedback fréquent et une constante communication entre client et développeurs. Finis la dictature des chartes de l’Empire GANT et les cahiers des charges de 200 pages aussi digestes qu’un droïde…

Cela a-t-il marché ? Oui, des projets informatiques fonctionnels sortent enfin dans les temps ! Cette révolution se fait rapidement remarquer et se propage dans toute la galaxie des développeurs… et même au-delà.

Car l’Agilité s’applique ainsi progressivement à d’autres domaines : par exemple la première voiture (spatiale) pouvant passer de 0 à 100km/h en 5s, tout en ne consommant que 2,3L au 100 a été conçue en mode agile et collaboratif en… 3 mois, test inclus ! (contre au moins 3 ans en mode projet classique).

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Conditions pour maitriser la Force Agile : « Do, or do not, there is no try »

Les premiers Maitres Agiles ont créé pour leurs Padawans le « Manifeste Agile » code d’honneur dont l’ensemble des règles doit être respecté pour que l’agilité devienne une réalité et que la Force Agile soit avec eux.  Ces règles sont les suivantes :

  1. En livrant rapidement et régulièrement des fonctionnalités le client tu satisferas.
  2. Les changements toujours positivement tu accueilleras.
  3. Des versions opérationnelles fréquemment tu livreras.
  4. Avec les utilisateurs quotidiennement tu travailleras.
  5. Un environnement de confiance et motivant tu maintiendras.
  6. Le dialogue en face à face tu privilégieras.
  7. D’un logiciel opérationnel ta principale mesure d’avancement tu feras.
  8. Un rythme de développement soutenable tu maintiendras.
  9. Une attention continue à l’excellence technique tu porteras.
  10. La simplicité toujours tu chercheras.
  11. L’auto-organisation tu privilégieras.
  12. A devenir plus efficace régulièrement tu réfléchiras.

Si la plupart de ces règles apparaissent comme du bon sens, remplir simultanément l’ensemble de ces conditions est extrêmement difficile. Ne devient pas « Agile » qui veut. Et il n’y a pas de demi-mesure. Comme le dit Maitre Yodagile : “Do, or do not, there is no try”.

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L’agilité, nouvelle mentalité: « You must unlearn what you have learnt »

L’Agilité nécessite une vraie remise en question et le courage de faire autrement. Cela requiert un réel changement de posture de la part de l’ensemble des parties prenantes, une reprogrammation des façons de travailler. Et une approche profondément humaine qui implique de :

  • Partir du principe que l’homme est bon et que vous pouvez lui faire confiance, donc lâcher prise et abandonner les outils de contrôle classiques.
  • Aimer communiquer souvent avec toutes les parties prenantes afin de recevoir ou donner du feedback.
  • S’adapter en permanence : pas de plan ni de feuille de route définie, seulement une liste compréhensible de fonctionnalités (« user stories ») que l’on va actualiser régulièrement.

Il faut donc se détacher de la peur constante du client, du risque de retard, du manque de performance. Car comme le rappelle Maitre Yodagile : “Fear is the path to the dark side. Fear leads to anger. Anger leads to hate. Hate leads to suffering”.

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MISE EN PRATIQUE

Libérer la Force Agile: « Patience you must have »

Effectuer un tel changement n’est pas facile. La gestion de projet traditionnelle, côté obscur de la force, menace en permanence de reprendre le dessus. Vivre pleinement l’Agilité demande un vrai entrainement. Maitre Yodagile le confirme : “Train yourself to let go”.

La clé réside dans la capacité à avoir toutes les personnes alignées et prête à se faire confiance, à travailler en « harmonie ». Pour cela, la meilleure préparation est celle recommandée par les Maitres Harmonistes :

  1. D’abord apprenez à vous connaitre: pour mieux travailler de concert, prenez conscience de votre mode de fonctionnement, en tant qu’entreprise, en tant qu’équipe et en tant qu’individu.
  2. Partagez une Identité Forte : l’Agilité sera plus facile à mettre en place si l’équipe partage et vit dans ses pratiques des valeurs clairement exprimées et un même but.
  3. Recherchez la cohérence : identifiez et luttez contre les incohérences grâce à votre Diapason laser, avec trois menaces en particulier :
    • Les Star Troopers de la méfiance : veillez à la motivation et au respect de chacun.
    • La Death Star du silence : partagez ouvertement et constructivement l’information.
    • Le Dark Vador des conflits: apprenez à écouter les opinions divergentes.

En suivant ces  différentes étapes, vous verrez rapidement si votre équipe est prête à passer du bon côté de la force et à réellement vivre l’agilité.

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Mettre en oeuvre l’Agilité: « Feel the Force »

Une fois la voie libre, suivez les étapes suivantes afin de mettre en œuvre l’Agilité dans le quotidien de votre gestion de projet:

  1. Découpez le projet en une multitude de petits scenarii utilisateurs (« user stories ») en adoptant le point de vue du bénéficiaire et de ce qu’il souhaite obtenir.
  2. Définissez une unité de temps (appelée « run ») de une à trois semaines qui va rythmer votre projet.
  3. Quantifiez d’une façon ou d’une autre (« story points ») le temps nécessaire pour réaliser chaque user story.
  4. Hiérarchisez les user stories, regroupez les par « run » en fonction de vos capacités. Revoyez ce classement à la fin de chaque « run » (d’où une agilité totale !).
  5. Laissez les parties prenantes au projet s’auto-organiser,
  6. Utilisez un mur de communication pour partager l’information et suivre l’avancement en temps réel
  7. Réalisez des feedback très fréquents, voire en permanence, et adaptez en fonction.

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Et vous verrez les énergies se décupler et les résultats de votre petite équipe de rebelles agiles vaincre les immenses armées de l’empire de la planification. Au plus grand plaisir de tous.

Si l’agilité est une solution merveilleuse, on ne peut pas l’imposer, s’y engager reste une décision consciente à faire par chacun : “Face the truth, and choose. Give off light, or darkness, Padawan. Be a candle, or the night”.

May the Agile Force be with you!

PS: un grand merci à notre Maitre Agile, Olivier Rozenkranc, pour ses précieux conseils et son expertise sur le sujet! S’il vous faut un Jedi, faites appel à lui!

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