La Collaboration ou Comment faire parler une Fourmi ?

Collaboration

Comment réussir à équilibrer les échanges et permettre à chacun de contribuer activement à l’équipe ?

 

Cas concret : Il y a clairement dans l’équipe des gens qui parlent et des gens qui travaillent. Marc est extrêmement dédié à son travail, tellement qu’il échange relativement avec les autres. A l’inverse Matthieu est tellement ouvert aux autres et cela ne profite pas toujours à son travail. Très volubile, il monopolise la parole lors des réunions sur vos nouveaux bureaux, ce qui a le don de vous exaspérer et de mettre Marc, naturellement introverti, encore plus en retrait, ce qui augmente son désengagement.

THEORIE

Collaboration et relations interpersonnelles

Depuis Darwin, la collaboration est un avantage compétitif qui a permis à l’espèce humaine de survivre. Elle est nécessaire et positive car elle permet de créer plus que la somme des contributions individuelles, dépassant ainsi le « Zero Sum Game » où quelqu’un doit perdre pour que l’on gagne.

Selon Levan, la collaboration n’est pas un moment ponctuel ou un outil dans un projet, c’est un cycle, en 4 étapes :

  • La co-analyse : un travail de diagnostic qui permet à un groupe de comprendre une situation donnée et de construire un référentiel cognitif ;
  • La co-définition : dans cette phase les interactions collectives permettent au groupe de formuler l’objectif à atteindre en construisant une vision partagée ;
  • La co-réalisation : la fixation des règles du jeu, la détermination d’un plan d’action et d’un calendrier pour atteindre l’objectif poursuivi ;
  • La co-évaluation : les formes d’interaction qui permettent à un groupe de juger des résultats mais aussi de la valeur de la co-décision et du co-apprentissage tout au long du processus.

La dynamique collaborative

Une Dynamique Collaborative comporte dans son architecture trois temps:

  • Emergence : créer un terrain favorable à l’émergence d’idées, donner de la matière à réflexion
  • Divergence : explorer le plus largement possible le sujet, laisser venir toutes les idées et rebondir dessus
  • Convergence : prioriser les idées pour collectivement choisir les plus pertinentes et agir

Succès de la collaboration

Règles d’or de la collaboration :

  • 1 homme = 1 voix : pas de hiérarchie
  • Toutes les idées sont bonnes : pas de jugement de la personne ou de ses idées
  • Attitude positive pour voir ce qu’il y a de bon dans chaque idée

Trois autres conditions importantes pour réussir une collaboration:

  • Engagement: confiance, reconnaissance des efforts et contributions, recherche de consensus
  • Coordination: règles et but clairs, travail commun, conciliation des attentes
  • Communication: partage d’information, écoute, échange, formalisation des idées

MISE EN PRATIQUE

Voilà deux techniques « classiques » pour lancer une dynamique de collaboration :

 

Technique 1: Le Café Monde : Bâtir sur ce qu’on fait les autres

Introduire le sujet : ex : nous allons parler de comment mieux aménager nos bureaux, autour de 3 thèmes qui seront autant de tables : Le design de l’open-space, la décoration, la salle de réunion

Explorer en Tables-Thèmes: chacune des 3 tables de 4-6 personnes prend un des sujets et l’explore pendant 15min en écrivant toutes leurs idées sur une feuille

Tourner : on change de table sauf un « rapporteur » qui fait le relais et explique ce qui s’est dit précédemment aux nouveaux venus

Bâtir : pendant encore 15min, les nouveaux rebondissent sur ce qui s’est dit précédemment

L’opération est réitérée autant de fois que nécessaire (3-4 tours sont recommandés)

Restituer : les rapporteurs de chaque table partagent en public le contenu co-créé

 

Les idées vont fuser, et vous pouvez être certain que Marc aura soudain énormément de choses à faire partager !

Truc: Pensez bien à prendre en photo les pages produites pour faire un compte-rendu écrit des idées principales

 

Technique 2: Le Collaborative Meeting : co-construire des règles

Revenons à la discussion des nouveaux bureaux pour cette fois-ci élaborer la charte du nouvel espace café.

 

Introduction : Définir ensemble les différents aspects du sujet à traiter : Comment responsabiliser chacun pour faire sa vaisselle ? Doit-on payer ou non le café ? Quelles sont les règles à définir pour l’utilisation du babyfoot ?

Emergence : poser des questions ouvertes pour amener à explorer le sujet «quelles sont les meilleures pratiques de machine à café selon vos expériences? »

Divergence : demander à chacun de proposer des idées et des suggestions en les écrivant sur des post-it et en les collant sur une feuille commune, avec ou SANS parole (top pour les introvertis)

Convergence : Voter pour les idées préférées « chacun a 3 voix à mettre sur les post-it des idées qu’il préfère »

Concrétisation : Explorer ensemble comment mettre en oeuvre les idées sélectionnées

C’est du bon sens, mais quand les règles sont co-définies, non seulement elles paraissent pertinentes et justes, mais surtout vous pouvez être certain qu’il n’y aura pas besoin de les rappeler deux fois!

Alors pourquoi ne pas s’y mettre dès la prochaine réunion ?